Faktoring w BIK a finansowanie firmy — co sprawdzić
Sprawdź dane dotyczące faktoringu, porównaj je z umową i dokumentami firmy oraz przygotuj wyjaśnienia przed wnioskiem o finansowanie.
Faktoring sam w sobie nie przesądza o decyzji dotyczącej finansowania firmy. Znaczenie mają warunki konkretnej umowy, sposób rozliczeń, aktualność danych oraz zasady instytucji analizującej wniosek. Jeżeli informacje związane z faktoringiem są widoczne w danych firmy, najpierw trzeba ustalić, czego dotyczą i czy odpowiadają dokumentom. BIK prezentuje osobne rozwiązania dla firm faktoringowych, ale nie oznacza to, że każdy produkt jest raportowany i oceniany w identyczny sposób.
Dlaczego nie ma jednej odpowiedzi na pytanie o faktoring w BIK?
Pod nazwą „faktoring” występują różne konstrukcje umowne i modele rozliczeń. Dla analizy danych ważne jest nie tylko marketingowe określenie produktu, lecz także strony umowy, zakres finansowania, sposób spłaty oraz odpowiedzialność firmy w konkretnych sytuacjach. Dwie firmy korzystające z usług o podobnej nazwie mogą mieć inne obowiązki i inny zestaw dokumentów.
Nie należy więc zaczynać od tezy, że faktoring zawsze obniża albo poprawia zdolność firmy. Instytucja finansująca analizuje szerszy obraz działalności i stosuje własne kryteria. Informacje z BIK mają charakter pomocniczy; oficjalna sekcja pomocy BIK również podkreśla, że decyzja zależy od polityki podmiotu, w którym składany jest wniosek.
Jak ustalić, jakiego produktu i umowy dotyczą dane?
Pierwszym zadaniem jest jednoznaczne połączenie pozycji z właściwą umową. Zapisz nazwę faktora, numer umowy, datę jej rozpoczęcia i przedsiębiorcę będącego stroną. Następnie sprawdź, czy analizowana informacja dotyczy limitu, aktualnego wykorzystania, salda rozliczeń, opóźnienia czy innego elementu. Nie zakładaj znaczenia pola wyłącznie na podstawie skrótu.
- pełna nazwa faktora i strony umowy;
- numer, data i obowiązująca wersja umowy;
- rodzaj produktu zgodnie z dokumentacją, nie potoczną nazwą;
- limit, wykorzystanie i saldo, jeśli takie wartości są prezentowane;
- status umowy oraz data ostatniej aktualizacji danych.
Jeżeli firma ma kilka umów lub korzysta z kilku faktorów, każdą pozycję analizuj osobno. Łączenie sald albo dokumentów z różnych relacji może stworzyć pozorną rozbieżność.
Co sprawdzić w danych firmy dotyczących faktoringu?
Punktem odniesienia może być Raport BIK Moja Firma. BIK opisuje go jako zestaw informacji o historii kredytowej firmy, w tym aktualnych zobowiązaniach i historii spłat, uzupełniony o dane gospodarcze z BIG InfoMonitor. Analizując raport, nie utożsamiaj jednak każdej pozycji finansowej z faktoringiem. Najpierw odczytaj instytucję, rodzaj informacji i oznaczenie umowy.
- sprawdź, czy pozycja dotyczy właściwej firmy i umowy;
- porównaj status aktywny lub zakończony z dokumentami;
- zweryfikuj saldo i datę, do której zostało obliczone;
- odnotuj informacje o opóźnieniach i terminowości rozliczeń;
- zaznacz każde pole, którego znaczenia nie potrafisz potwierdzić.
Brak pewności co do znaczenia danych nie jest jeszcze dowodem błędu. Taka pozycja powinna trafić do kategorii „do wyjaśnienia”, razem z pytaniem do instytucji.
Jak porównać dane z umową i księgowością?
Przygotuj umowę wraz z aneksami, zestawienia finansowanych faktur, rozliczenia wypłat i spłat oraz korespondencję dotyczącą zmian limitu. Ustal, jak faktor prezentuje saldo i na jaki dzień zostało ono obliczone. Dane księgowe, panel faktora i raport mogą używać innych nazw lub momentów odniesienia, dlatego porównanie powinno dotyczyć tej samej daty i tego samego zakresu.
- umowa oraz aktualny regulamin lub załącznik produktowy;
- aneksy zmieniające limit, strony lub zasady rozliczeń;
- zestawienie finansowanych wierzytelności;
- potwierdzenia rozliczeń z faktorem;
- dane księgowe uzgodnione na ten sam dzień.
Jeżeli kwoty są różne, najpierw sprawdź datę i metodę prezentacji. Dopiero potem oceniaj, czy istnieje rzeczywista niezgodność. Nie koryguj dokumentów księgowych na podstawie samego raportu bez uzgodnienia z osobą odpowiedzialną za rachunkowość firmy.
Kiedy i jak zgłosić rozbieżność dotyczącą faktoringu?
Podstawą zgłoszenia jest konkretna, udokumentowana różnica: niewłaściwa strona umowy, błędny status, saldo niezgodne z rozliczeniem na tę samą datę albo brak odzwierciedlenia potwierdzonego zamknięcia. BIK wskazuje, że w razie nieścisłości należy kontaktować się z instytucją, która przekazała dane. BIK nie poprawia samodzielnie informacji otrzymanych od podmiotu raportującego.
- zapisz nazwę instytucji i oznaczenie pozycji;
- opisz kwestionowane pole oraz stan widoczny w danych;
- wskaż stan prawidłowy i datę, której dotyczy;
- dołącz dokument potwierdzający rozliczenie lub zmianę;
- zachowaj odpowiedź, a następnie ponownie zweryfikuj dane.
Prawidłowo wykazywanej aktywnej umowy nie należy przedstawiać jako wpisu do dowolnego usunięcia. Korekta danych, zmiana warunków faktoringu i decyzja o nowym finansowaniu to trzy odrębne procesy.
Jak przygotować faktoring do rozmowy o finansowaniu firmy?
Przed wnioskiem przygotuj zwięzłe wyjaśnienie roli faktoringu w działalności. Pokaż, jaki problem płynnościowy lub operacyjny rozwiązuje, jak wygląda wykorzystanie limitu i jak firma rozlicza zobowiązania wobec faktora. Dodaj aktualną umowę, zestawienie należności, dane o przepływach pieniężnych oraz listę ewentualnych rozbieżności wraz ze statusem ich wyjaśnienia.
Szerszy zestaw dokumentów opisuje poradnik finansowanie inwestycji firmowych — dokumenty i etapy. Jeżeli rozmowa dotyczy interpretacji danych firmowych, przydatny jest również materiał ocena punktowa BIK a kredyt firmowy. Pamiętaj, że BIK nie nalicza konsumenckiej oceny punktowej dla firm; na stronie Raportu BIK Moja Firma wskazuje odrębny wskaźnik ryzyka współpracy w Raporcie Weryfikacja Kontrahenta.
Jakie są granice analizy faktoringu?
Z jednego wpisu nie można wyliczyć uniwersalnego wpływu faktoringu na zdolność, przewidzieć decyzji ani obiecać poprawy warunków po korekcie. Nie można też założyć, że leasing i faktoring są oceniane tak samo. Dla porównania szeroki proces leasingowy opisuje osobny przewodnik o leasingu w BIK przed kredytem firmowym.
ScoreUp może wspierać analizę Raportu BIK, porządkowanie dokumentów i budowę listy pytań. Nie zastępuje faktora, księgowości, BIK ani instytucji podejmującej decyzję. Jeżeli potrzebny jest pełny workflow analityczny, przejdź do poradnika analiza BIK przed wnioskiem — workflow doradcy.